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[常用软件] 最好用的Excel库存管理系统

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    2021-5-6 09:30
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    [LV.1]九品 酒贼

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    发表于 2021-8-4 17:25:04 | 显示全部楼层 |阅读模式
    一、系统登录与主界面
      1、打开库存管理系统,首先看到的是登录界面,要求登录才可以进入系统管理。
      
      系统内置了一个管理员账号:admin,初始密码:123。在登陆界面点击“修改密码”可以改为您自己想用的密码。

      2、成功登录库存管理系统,首先显示操作主界面,这里列出了所有的功能模块。
      
      主界面“功能导航”区域共有15个按钮,对应着不同的管理功能,点击按钮就可以进入相应的功能界面进行操作。

      二、货物信息与基础资料
      在开始做账前,需要完善货物信息与基础资料,在主界面点击“基础资料”按钮,进入资料填写工作表,界面分为左右两部分。
      1、左面是货物(商品)的列表,里面已经输入了一些示例货物信息
      
      (1)编号:就是货物编码,就像人的身份证一样,编号是货物的唯一标识,每个货物必须有一个编号并且不能重复。在制定编号时也可以根据企业的编码规则制定,也可以像示例数据那样直接使用顺序编号。
      (2)货物名称、规格型号、单位、货物分类:请根据实际情况填写。
      (3)入库参考价、出库参考价:这里是在出入库时的默认单价,在做账时表格会自动调用这里的数据做为参考。单据里可以修改为其它单价,每个货物都可以有多个单价,并不是只能使用这里的参考价。
      (4)期初库存:在开始做账前,货物的库存数量,以后有出入库记录时,将在此数量基础上进行加减,如果没有期初库存请填写0或者空白。
      (5)最低库存、最高库存:可以根据货物的出入库频率与订货周期自行设定,以后库存管理系统在货物库存数据太低或超高时给出库存报警,如果不需要库存报警功能可以填写0或者空白。

      2、右面是货物出入库登记时,需要调用的一些基础信息
      
      主要包括:供货单位(供应商)、领用单位、供货人、领料人、经办人、入库类别、出库类别。库存管理系统里已提供了一些示例的数据,可以根据自己的实际情况添加、删除或修改。基础信息列表里的数据,会在以后的出入库操作中频繁调用,以减少手工输入的麻烦。

      三、货物(商品)出入库登记
      货物入库或者发出时,在主界面点击“入库单”或者“出库单”,开始登记出入库记录,以做为库存汇总与查询的基础信息,下面以入库单为例:
      
      1、基本信息:供货单位、出入类别、供货人(领料人)、经办人,都可以通过下载列表选择,表格会自动调用系统设置/基础信息列表里的数据。
      凭证单号、日期,系统会自动生成,也可以手动修改。
      2、货物输入:
      (1)可以手工输入编号,系统自动填写这个编号的货物名称、规格型号、单位、单价、库别等信息,其中单价根据是入库单还是出库单自动判断,并调用货物列表里的入库价、出库价,可以使用默认单价,也可以在此处修改为其它单价。
      提示:出入库单据的货物列表,默认显示10行,当输入的货物超过10行时,会自动增加货物列表行数,最大支持100行。
      (2)也可以双击单元格弹出货物浏览窗口,系统列出所有的货物信息。
      
      货物浏览窗口中列表的各列宽度,根据“系统设置/货物列表”各列宽度,自动调整。同时,还可以选择是否连续输入、是否弹出单价输入窗口等。

      4、保存单据
      输入所有货物、单价、数量、备注等信息,点击单据右侧的“保存”按钮,这一张入库单(或者出库单)的信息就登记成功。
      如果在输入过程中,想放弃当前的单据,请点击单据右侧的“新建”按钮,清空当前单据里的所有信息,并且新建一张出入库单据。

      5、查询、修改、删除
      出入库单据保存后,希望修改或者删除那张单据的信息,点击右侧“查询”按钮,将会列出历史单据,在列表里双击单据所在行,就可以查询出单据的数据。
      如果想删除整张单据,请点击单据右侧的“删除”按钮;如果想修改部分信息,在单据中进行修改,然后点击单据右侧的“保存”按钮,此时会弹出单据覆盖提示对话框,点击“是”将覆盖以前的数据,也就是以修改后的数据替换以前的数据;

      四、库存浏览与库存报警
      在主界面点击“库存汇总”按钮,进入此功能模块的工作表,点击“刷新库存”显示最新的货物库存信息。
      
      列表里显示所有货物的当前库存数量,同时会根据“最低库存”与“最高库存”显示存量提示(库存报警),库存数量太低的货物会用红色显示,库存数量过高的货物会用蓝色显示。

      五、各类出入库数据查询方法
      1、进出库明细(出入库记录表)
      在主界面点击“进出明细”打开出入库数据库,列出所有出入库记录明细(相当于进出记录数据库)。
      
      进出明细是保存出入库记录原始数据,如非特殊情况不要手工修改,请使用上面介绍过的单据查询修改的方法。如果在这里直接修改数据,因为进出明细数据量太多并且涉及各列关联,很容易修改错误,要特别小心。

      2、单品查询
      在主界面点击“单品查询”,进入单个货物的进出记录查询工作表(出入库明细报表)。
      
      输入货物编号、开始日期、结束日期,点击“查询”按钮,列表出指定货物、指定日期的出入库明细报表。
      上面截图显示的是没有输入货物编号,查询指定日期段的所有货物出入库明细报表。

      3、三栏台账
      在主界面点击“三栏台账”,可以进入某款货物的三栏明细台账查询工作表。
      
      可以指定开始日期、结束日期,如果不指定,则默认是查询某款货物的所有进出台账。输入或者双击单号弹出货物选择窗口,指定查询哪一款货物三栏台账。其中的发出成本使用加权平均法进行核算

      4、进出查询
      在主界面点击“进出查询”,可以进行更加灵活、强大的高级查询工作表。
      
      在工作表的列头,可以设置各种查询条件:单据类型、出入类型、供领单位、供领人、日期、编号、经办人等,点击“开始筛选”自动列出相应的出入库记录。

      5、进销报表
      在主界面点击“日月报表”,进入货物期间统计报表(进销存报表)。
      
      输入需要查询的起止时间,然后点击“统计”按钮,就可以查询所有货物的进销存报表,这里会自动计算与汇总货物的期初结存,本期收入、本期发出,期末结存等信息,其中的发出成本使用移动加权平均法进行核算。
      提示:终止日期如果小于当前日期时,期末结存显示的并不是货物的当前库存数量,而显示的是截止到指定日期的库存数量。如果显示希望显示所有信息,请把起始时间设为第一次记账前的日期,并把终止时间设为大于当前日期。

      6、进出统计
      在主界面点击“进出统计”,可以统计汇总入库数据、出库数据。
      
      统计汇总的条件项,可以指定时间、供领单位、货物分类、出入类别等,自动汇总出入库的数量、金额等。

      7、单据查询
      在主界面点击“单据查询”,可以查询以前登记过的出入库单据。
      
      查询出单据列表,操作提示列会用红色显示“双击打开”文字,双击此列,可以自动查询与打开对应单据的祥细信息。

      六、系统设置与数据管理

      1、系统设置
      设置Excel出入库管理表格的运行参数,可以根据自己的实际需求,进行独立设置。
      
      系统设置已经有默认参数,如果没有特殊要求,可以直接使用默认设置项,不需要任何设置就可以正常运行。

      2、账号管理
      系统可以添加多个账号,每个账号分别设置不同的操作权限。
      
      在权限分配设置界面,红色显示的为重要权限,对整个系统的运行会有直接影响,请慎重分配给指定用户。

      3、数据管理
      对系统内的记录、设置、信息等进行管理,此项功能属于重要操作,直接影响整个系统内的数据。
      
      (1)数据备份:将系统内所有数据记录:基础资料、进出明细、用户信息、系统设置等,导出到Excel文件做为备份。
      (2)数据还原:使用备份的数据,导入到当前表格,并覆盖系统内数据。还原前请做好备份,数据导入后不可恢复。
      (3)期末结转:清理编号重复货物,删除所有进出数据,使用当前库存转为期初库存,可防止数据过多的运行压力。
      (4)系统初始化:清空数据与记录,回到没有任何数据的初始状态。初始化清空数据不可恢复,操作前请做好备份。

      七、通用Excel库存管理系统下载

      通过上面的介绍,大家对这款Excel库存管理系统已经有所了解,如果符合您的使用要求与做账情况,请下载表格使用,这里分别制作了同一个表格的两种版本,在功能上完全一样。
      其中Excel2003格式的表格在2007或者以上版本中,都是可以使用的,这里为了大家使用方便,所以专门制作了启用宏的表格(.xlsm文件),大家可以放心在各个版本的Excel中使用。如果您不确定自己电脑里Excel的版本,请下载第一个表格(Excel2003格式)可以在所有版本中通用。

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       1、适合Excel2003使用的通用Excel库存管理系统(最后更新:2020年9月18日)
       通用Excel库存管理系统.xls 链接: https://pan.baidu.com/s/1ULkPWe6qRAkqF_QVknjIuQ 提取码: qjtv 复制这段内容后打开百度网盘手机App,操作更方便哦

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      2、适合Excel2010、Excel2013、Excel2016、Excel2019使用的库存管理系统(最后更新:2020年9月18日)
       通用Excel库存管理系统.xlsm  链接: https://pan.baidu.com/s/15GoJQ8U3QBsc_781Qwq_tg 提取码: baqt 复制这段内容后打开百度网盘手机App,操作更方便哦

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